Từ trước đến nay, khi nói đến chứng thực bản sao thì mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở Ủy ban nhân dân có thẩm quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay đã có hình thức chứng thực điện tử. Hình thức chứng thực điện tử được xây dựng với mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có nhu cầu chứng thực. Vậy chứng thực điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử, Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào? Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao. Ban chỉ đạo chuyển đổi số xã Phong Bình hướng dẫn như sau:

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền bằng hình thức điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải có  một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia thì mới thực hiện được thủ tục này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành. Nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Vì vậy, mỗi người dân, các doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử.

2. Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử:

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Như vậy, có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Nhà nước, pháp luật ghi nhận hình thức chứng thực là bởi tính nhanh gọn, thủ tục đơn giản, mang tính hiện đại, phù hợp với nhu cầu đời sống ở thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay. Hình thức này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, tụ tập xếp hàng chờ đợi mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

3. Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào?

Một là: Đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc chứng thực, quản lý dân cư, hộ tịch,… chưa được số hóa, lưu giữ, chia sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu chứng thực của các cá nhân, tổ chức thì các  cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

-  Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu.

Hai là: Khi các tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người chứng nhận, việc gia hạn thời gian và thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải cung cấp được các hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu yêu cầu chứng thực mà có các văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi xin chứng thực.

Các cá nhân, tổ chức phải kiểm tra bản chính, chụp bản chính theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm chứng thực và gia hạn.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Sau đó cơ quan có thẩm quyền tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Đối với trường hợp khi cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhưng lại chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì các cơ quan có thẩm quyền phải gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

4. Các bước thực hiện chứng thực bản sao điện tử

Các cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau

Bước 1: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch vụ công nổi bật

Bước 2: Sau khi truy cập vào được giao diện của phần mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công nổi bật. Cụ thể là ở  phần các thanh tác vụ trên website, chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực cho phù hợp với nhu cầu của mình. Cụ thể như sau:

Sau khi ta ấn chọn  “Dịch vụ công nổi bật”  trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:

Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.

Bước 5: Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Bước 6: Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.

Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

5. Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao:

Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Đối với giấy tờ dùng làm cơ sở để chứng thực yêu cầu phải nguyên vẹn các thông tin như cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ đầu, nếu bản chính đó bị tẩy xóa hoặc sửa chữa thì không thể nào làm căn cứ để chứng thực bản sao được. Vì vậy mọi người nên lưu ý giữ gìn bản chính các loại giấy tờ.

Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Khi chứng thực bản sao nghĩa là ta đang cần có một bản thể hiện được các thông tin chính xác từ bản chính, vì vậy nếu như bản chính không còn rõ các thông tin nữa thì không còn cơ sở để chứng thực các thông tin đó đúng hay không,

Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Không phải bất kỳ nội dung nào cũng có thể yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực được, Họ hoàn toàn có quyền từ chối nếu nội dung yêu cầu  chứng thực không hợp pháp.

Thứ sáu, Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Đã là các giấy tờ liên quan đến nước ngoài bao giờ cũng đi kèm theo việc dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, việc chứng thực bản sao cũng vậy, vì nó liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu.

Thứ bảy, Các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Những văn bản này thường là không có giá trị về mặt pháp lý, không ai đảm bảo nội dung mà các cá nhân đó viết có hợp pháp hay không, vì vậy không thể chứng thực bản sao trong trường hợp này./.